La propiedad horizontal, al igual que cualquier edificación, requieren con el paso del tiempo intervenciones destinadas a conservar, modernizar o mejorar sus instalaciones. Reparaciones de fachadas, reforzamientos estructurales, impermeabilizaciones, adecuaciones de zonas comunes, renovación de cubiertas, modernización de redes, ascensores o sistemas eléctricos son algunas de las obras que pueden resultar necesarias para garantizar la seguridad, funcionalidad y conservación de la copropiedad.

Es así como, resulta pertinente determinar que tipo de intervención u obra se quiere realizar con el fin de establecer el procedimiento a seguir por parte de la Copropiedad.

¿Cómo determinar qué tipo de obra requiere la propiedad horizontal?

La clasificación de la intervención u obra permitirá establecer, entre otros aspectos:

Si corresponde a una actividad ordinaria de conservación, mantenimiento o reparación.
Si requiere aprobación de la Asamblea General de Propietarios.
Si implica una reforma al Reglamento de Propiedad Horizontal.
Si requiere una mayoría calificada.
Si necesita licencia urbanística u otra autorización administrativa.
Cómo deben distribuirse económicamente los costos entre los propietarios.

Tratando de obras que requieren de la aprobación de la Asamblea General, La Ley 675 de 2001 establece una regla general de decisión, pero también contempla determinadas materias que requieren una mayoría calificada del 70 % de los coeficientes de copropiedad que integran el edificio o conjunto.

Dentro de estas decisiones se encuentran, entre otras, los cambios que afecten la destinación de bienes comunes o impliquen una disminución sensible de su uso y goce, determinadas expensas extraordinarias, la aprobación de expensas comunes diferentes de las necesarias y las reformas al Reglamento de Propiedad Horizontal.

Por ello, si la intervención supone modificar o alterar el porcentaje de zonas comunes que conlleva a reformar el Reglamento, alterar la destinación de un bien común o comprometer una expensa extraordinaria que supere los límites establecidos por la ley, será indispensable verificar y obtener la mayoría calificada correspondiente.

¿Qué información debe presentar la administración para aprobar una obra?

Para efectos de presentar para aprobación de la Asamblea una obra que requiere de su aprobación, se recomienda brindar información suficiente para la toma de decisiones, tales como:

Diagnóstico técnico: cuál es el problema que se pretende solucionar y por qué resulta necesaria la intervención.
Alcance de la obra: qué elementos serán intervenidos y cuáles serán las actividades previstas.
Presupuesto: valor estimado, impuestos, costos asociados, interventoría, licencias, estudios y posibles contingencias.
Cotizaciones: cuando sea posible, comparar diferentes alternativas y proveedores.
Cronograma: duración estimada, afectaciones a residentes, propietarios, visitantes o establecimientos comerciales.
Forma de financiación: recursos existentes, fondo de imprevistos, cuota extraordinaria, crédito u otras fuentes legalmente procedentes.

¿Cómo se pueden financiar las obras de una propiedad horizontal?

La financiación debe definirse antes de contratar la obra. Entre las alternativas pueden encontrarse los recursos disponibles de la copropiedad, las cuotas extraordinarias y, cuando jurídicamente resulte procedente, otras fuentes de financiación.

La Ley 675 contempla el fondo de imprevistos, destinado a atender obligaciones, obras o expensas imprevistas, y establece reglas específicas para su utilización. Asimismo, la normativa prevé que las expensas extraordinarias adicionales al porcentaje destinado a dicho fondo pueden aprobarse cuando los recursos disponibles resultan insuficientes.

En consecuencia, no debería utilizarse el fondo de imprevistos como una fuente automática para financiar cualquier proyecto de remodelación o modernización previamente planeado. Debe revisarse la naturaleza de la obra, las condiciones del Reglamento de Propiedad Horizontal y las reglas aplicables a la disposición de dichos recursos.

Cuando se determine la necesidad de establecer una cuota extraordinaria, la Asamblea debe definir claramente su finalidad, valor, forma de pago, fecha de exigibilidad y destinación, procurando que los recursos recaudados sean utilizados exclusivamente para el proyecto aprobado.

¿Qué requisitos deben cumplirse antes de ejecutar una obra?

Una vez obtenida la autorización de la Asamblea, dependiendo de la naturaleza de la intervención, pueden resultar necesarias licencias urbanísticas, permisos, estudios técnicos, conceptos profesionales, autorizaciones de empresas de servicios públicos o requisitos relacionados con seguridad y normatividad técnica, que necesariamente deberá adelantar y tramitar la copropiedad para la ejecución de la obra aprobada.

Finalmente, la administración debe procurar que el contrato celebrado con el constructor o contratista reproduzca las condiciones aprobadas por la Asamblea.

Si durante la ejecución aparecen obras adicionales que modifican sustancialmente el presupuesto o el alcance inicialmente aprobado, no debería asumirse que el administrador puede comprometer ilimitadamente recursos de la copropiedad. Será necesario revisar sus facultades, el Reglamento y, cuando corresponda, obtener una nueva autorización de la Asamblea.