En primera instancia el hecho de que el administrador no rinde cuentas puede constituir una razón para adoptar medidas frente a este, incluida su remoción, siempre que se respete el procedimiento establecido en la Ley 675 de 2001 y el Reglamento de Propiedad Horizontal.
¿La rendición de cuentas es una obligación del administrador?
La Ley 675 de 2001 establece expresamente las funciones que corresponden al administrador, es decir que, la rendición de cuentas no es una actuación opcional ni depende exclusivamente de la voluntad del administrador, en tanto corresponde a una de las obligaciones que tiene a su cargo en atención a la figura que ostenta dentro de la propiedad horizontal.
Ante un incumplimiento, resulta recomendable dejar constancia escrita del requerimiento realizado al administrador, indicando claramente la información o documentación solicitada y concediendo un plazo razonable para su entrega.
Cuando exista Consejo de Administración, este órgano también puede ejercer sus funciones de seguimiento y control, de acuerdo con las competencias establecidas en la Ley 675 de 2001 y en el reglamento de propiedad horizontal.
¿Quién puede remover al administrador de una propiedad horizontal?
De otro lado, respecto al nombramiento y remoción del administrador, si bien esta función se encuentra principalmente en cabeza de la Asamblea General de Propietarios, cuando existe Consejo de Administración y de acuerdo con lo previsto en el Reglamento de Propiedad Horizontal, puede corresponder a este órgano la elección y destinación del administrador.
Ahora bien, el hecho de que el administrador tenga un contrato vigente por determinado período no significa necesariamente que tenga garantizada su permanencia durante todo ese tiempo. Si el órgano competente decide removerlo conforme a las reglas aplicables, deberá procederse con la terminación de su vinculación y con el correspondiente proceso de entrega del cargo, para ello, debe revisarse las condiciones contractuales pactadas, especialmente aquellas relacionadas con la terminación anticipada, honorarios, preavisos y eventuales consecuencias económicas.
Es así como, la falta de presentación de las cuentas, la omisión reiterada de información financiera o el incumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias pueden constituir un incumplimiento relevante de las funciones del administrador, que eventualmente puede dar lugar a la terminación anticipada del contrato.
¿Qué responsabilidad puede tener el administrador por no rendir cuentas?
Además, la Ley 675 establece que los administradores responderán por los perjuicios que, por dolo, culpa leve o grave, ocasionen a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros. La misma norma establece una presunción de culpa leve en casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, así como de violación de la ley o del reglamento de propiedad horizontal.
Por ello, si la falta de rendición de cuentas está acompañada de otras irregularidades en la administración de los recursos, puede ser necesario evaluar no solamente la continuidad del administrador, sino también las eventuales responsabilidades que puedan derivarse de su actuación.
¿Qué procedimiento seguir para remover al administrador?
Con base en las anteriores consideraciones,
Antes de adoptar una decisión, debe seguir un procedimiento ordenado que permita documentar el incumplimiento y garantizar el derecho de defensa, para lo cual se recomienda tener en cuenta lo siguiente:
1. Revisar el Reglamento de Propiedad Horizontal para determinar la competencia respecto a la elección y remoción del administrador.
2. El Consejo de Administración deberá analizar la información disponible, requerir al administrador y adoptar las actuaciones que estén dentro de sus competencias.
3. Bien sea la Asamblea General o bien el Consejo de Administración según lo disponga el Reglamento de cada copropiedad, una vez efectuado el análisis del caso y con la suficiente fundamentación, podrá decidir respecto de la remoción y proceder a la designación del nuevo administrador conforme a las reglas aplicables.